Event management: секреты организации настоящего события

Событийный менеджмент представляет собой комплекс мер и действий, направленных на создание различных событий и праздников – семейных, корпоративных, массовых. При этом обязательно учитывается цель, которую преследует планируемое мероприятие. Например, корпоративные мероприятия призваны не только обеспечить общение сотрудников в неформальной обстановке, но самое главное – укрепить внутрикорпоративный дух и способствовать созданию крепкой команды. А организация массовых мероприятий, в свою очередь, не обходится мощной рекламной поддержки и PR-кампании.

Какая бы не стояла задача перед организатором мероприятия, главная задача event-менеджмента – это создать настоящее яркое событие вместо банального скучного праздника. Такое мероприятие должно запомниться надолго и вызывать только положительные эмоции!

В этой статье мы хотим поделиться с вами основными нюансами ивент-менеджмента: как он работает, и что обязательно нужно учитывать при организации мероприятия.

Мероприятия в event-менеджменте

Существует множество различных видов и форматов мероприятий. Все зависит от целей и масштабов, а также целевой аудитории.

• Корпоративные мероприятия

Могут быть деловыми (конференции, круглые столы, форумы, симпозиумы, деловые встречи, совещания, презентации и т д) и развлекательными (тематические вечеринки, корпоративы, тимбилдинги), а также обучающими (психологические тренинги, мастер-классы, курсы повышения квалификации и т п)

• Семейные праздники

К ним относятся свадебные торжества, детские праздники, дни рождения, юбилеи

• Массовые события

Массовыми чаще всего называют крупные масштабные мероприятия, которые требуют большого пространства, многоуровневой подготовки, проведения обширной PR-кампании, участия нескольких десятков и сотен подрядчиков и т д. Это могут быть большие концерты звезд эстрады, городские праздники, российские и международные спортивные события, и т п.

• Маркетинговые мероприятия

К ним относят проведение различных PR-акции, мерчандайзинг, BTL, HoReCa и другие рекламных мероприятий.

Организация мероприятий: несколько нюансов

Когда цели и формат мероприятия определены, можно приступать к непосредственной организации.

Важно понимать, что разработка и координация даже самого скромного мероприятия требует значительных интеллектуальных и физических усилий и затрат.

Занимаясь подготовкой мероприятия, необходимо продумать следующие ключевые нюансы:

1. Просчет бюджета

Прежде всего, необходимо понять, сколько стоит мероприятие. Ведь стоимость может варьироваться от нескольких десятков тысяч рублей до нескольких миллионов, в зависимости от масштаба мероприятия, количества задействованных специалистов, технического оснащения и декора и т д. Стоит ли говорить о том, что корпоратив для 50 сотрудников и концерт звезды мирового уровня – мероприятия совершенно разного размаха.

2. Составления плана-графика мероприятия

Необходимо грамотно прописать все этапы организации мероприятия, а также обозначить четкие сроки реализации каждого из них. Это послужит основой для качественной подготовки события.

3. Подбор подрядчиков
   

   При подготовке мероприятия необходимо решить кадровые вопросы: сколько всего человек будет задействовано в подготовке праздника? Кто ведет переговоры с подрядчиками? Сколько артистов, музыкантов, актеров, моделей, ведущих будет работать на площадке? Кто отвечает за свет и звук?  

   Эти 3 ключевые позиции – залог успешного события. Конечно, еще одним важнейшим пунктом является координация мероприятия во время его проведения. Все это и не только возьмут на себя специалисты event-агентства EVENT PRO.