Конференции как способ мотивации сотрудников

Навыки и знания в современном мире – огромная ценность. Их можно монетезировать. Поэтому получение новых данных, изучение чего-то, саморазвитие становятся мотивационным фактором вообще, и для коллектива компаний в частности. Из фирмы можно уволиться, но знания ты унесешь с собой. И это важное соображение.Поэтому организация конференций для сотрудников это весомый бонус и способ повышения лояльности к компании.

Какие бывают конференции

По масштабам – локальные (внутри организации, фирмы, института и пр.), отраслевые, межотраслевые, региональные, межрегиональные, международные. По направленности – научные, профессиональные, обучающие, пресс-конференции, бизнес-конференции  и т.д. Проводится эта форма коллективной коммуникации в любых сферах науки, деятельности, бизнеса и т.д.От масштаба, типа, тематики события, как обычно, зависят и особенности его проведения.

Организация конференций: что нужно учесть

Организация и проведение конференций  - многоплановая задача. Очень многое зависит от целей и формата события. Для начала необходимо выяснить:

• Количество спикеров;
• Количество предполагаемых гостей;
• Если это межрегиональный уровень – сколько приглашенных участников;
• Приблизительный хронометраж события;
• Какой персонал потребуется для ивента;
• Какое техническое оснащение необходимо;
• Бюджет.

Это базовые вопросы организации конференции. Далее выстраивается уже более понятная картина процесса.Если мы говорим о приглашенных гостях из других регионов, надо проработать детали их встречи, трансфера и проживания. Под число гостей подобрать подходящее место проведения, проследить, чтобы в нем была возможность установить необходимое техническое оснащение.Запланировать обед, кофе-брейки, обеспечение напитками и закусками, предложить для гостей и участников развлекательную или экскурсионную программу… Это только несколько нюансов!

Примерные этапы организации

Подготовительный.

Сюда входят:

• Сбор всей упомянутой выше информации;
• Подбор и бронирование площадки;
• Договоренности с отелем;
• Аренда транспорта;
• Аренда необходимого оборудования:
• Подбор персонала – встречающие, распорядители, ведущие, вероятно, официанты;
• Создание и реализация (печать, изготовление) символики, сертификатов участия, раздаточного материала, каталогов (на бизнес-событиях). К символике могут относиться, например, значки участников;
• Заблаговременное приглашение участников конференции;
• Несколько регулярных напоминаний участникам;
• Организация присутствия СМИ, масс-медиа: рассылка пресс-релизов и приглашений.

 Проведение события

• Установка звукового и проекционного оборудования. Если ивент смешанного формата, некоторые участники присутствуют онлайн, тогда присоединяется и налаживание стабильного интернет-соединения, своевременной связи с участниками:
• Выделение и оформление welcome – зоны;
• Доставка в место проведения раздаточных материалов, дипломов;,
• Организация фуршета, кофе-брейка;
• Оформление площадки, в том числе указателями;
• Встреча и регистрация гостей;
• Обеспечение запланированного хода события;
• Разбор оборудования
• Проведение развлекательной или экскурсионной программы, если она запланирована (транспорт, гид, ведущие, артисты и т.д.).

Заключительный

• Мониторинг информации о событии в СМИ и соцсетях;
• Публикации в корпоративных или общественных масс-медиа;
• Сбор отзывов для сайта компании или ивент-агентства.

 Как видим, это пример сложной организации мероприятий. Конференции не рядовая задача. Одна техническая часть, если спустить ее на тормозах, способна полностью «убить» все действо. Некачественное оборудование, срывы в презентациях, не открывающиеся файлы, хрипящие микрофоны…  Беда!

Конференция как мотивация

Вернемся к моменту мотивации для сотрудников. С этой точки зрения самым эффективным становится проведение выездных ивентов, сочетающихся с досугом. Согласитесь, перспектива съездить по делам в Сочи, Адлер или Ессентуки уже вызывает воодушевление у большинства сотрудников. Более того, участие в конференции может выступать и как поощрение за хорошую работу. Планируя выездное событие, надо предусмотреть не только проживание на месте, но и свободное время, и экскурсии, осмотр достопримечательностей. Если едет вся фирма или хотя бы какие-то ее отделы, вступает в силу еще и командообразующий фактор. Спонтанный тимбилдинг для сотрудников.Даже если нет возможности или цели совместить ивент с нестоящим путешествием, например, если конференция внутрифирменная и предполагается выступление только топ-менеджмента об инновациях в сфере, то и тогда можно придумать мотивирующие варианты. Например, вывезти сотрудников на базу отдыха в красивом месте, дать им возможность как минимум погулять на природе в перерывах, устроить обед на мангалах. Это не требует серьезных затрат, но отлично действует на интерес к работе.

Как организовать событие?

Скажем сразу, самостоятельно это сделать довольно сложно – посмотрите на список дел выше. Если на базе отдыха за городом это еще реально, то конференции более высоких уровней можно правильно провести только при помощи профессионалов. Впрочем, даже на внутрикорпоративном ивенте потребуются те же микрофоны, проекционное оборудование, закупка продуктов…Этим должен кто-то заниматься.Лучший вариант - обращение в ивент-агентство с опытом организации праздников, конгрессов, тимбилдингов и иных событий. У агентств есть базы подрядчиков, которые могут обеспечить и логистику, и питание, и досуг, и технику. Не говоря уже о квалифицированном персонале.

Event-агентство «EVENT PRO» - как раз из таких агентств. У нас большой опыт организации конференций самого разного уровня в городах Южного федерального округа, Черноморского побережья – Краснодар, Ставрополь, Сочи, Ростов-на-Дону и других. Обращайтесь, мы сделаем так, что ваша конференция станет и мотивацией для сотрудников, и плюсом для репутации компании в глазах клиентов и партнеров.